Tre steg till en säljande
pressrelease
Tidningsredaktioner bombarderas dagligen
med pressreleaser och brev från företag som vill få
uppmärksamhet. Större delen av den sortens post hamnar
efter en snabb blick direkt i papperskorgen.
Hur du lyckas med att få just din pressrelease läst och publicerad beror
på flera saker. Vad du har att säga, vem du säger
det till samt hur och när du säger det.
På den här sidan ger vi dig några
verktyg för att skriva din pressrelease så att media
nappar. Arbeta fram texten i tre steg:
Steg 1 Planera innehållet
Steg 2 Skriv en bra text, en tidningsartikel
Steg 3 Ta kontakt med media
1) Planera innehållet
Vad intresserar
pressen?
När det händer
något nytt
När det händer
något utöver det vanliga
När någon
engagerar sig på ett särskilt sätt i samhällsdebatten
När något
skapar uppmärksamhet och höjer sig över det vanliga
Tidningar
letar inte efter något att skriva om, de letar efter
något intressant att skriva om. För att ett företag
ska bli uppmärksammat måste det vara eller göra
något alldeles extra.
Vad du personligen tycker är spännande, till exempel att
du öppnar en ny butik, är inte intressant. Det har inget
nyhetsvärde.
Nästan inga tidningar tar in en pressrelease
rakt av. Räkna med att få texten omarbetad och omformulerad,
hur bra den än var från början. Journalister vill
arbeta på egna villkor och riskerar inte att skriva dold reklam.
Journalister vill vara trovärdiga och
tar därför bara till sig saker som de tycker verkar seriösa.
I de flesta fall kollar de upp innehållet när de har
nappat på ett tips. Se därför till att din text
innehåller verifierbara fakta, enbart sanningar och helst
inga överdrifter.
Börja
med att fundera över följande:
Vad är intressant för allmänheten, människorna
där du bor, Sveriges befolkning, läsaren av den tidskrift
du tänker vända dig till. Var sträng mot dig själv.
Ta ett steg tillbaka från din verksamhet och försök
se den med objektiva ögon. Presentera fakta.
Vad kittlar människors
nyfikenhet? Vad kan få en reporter att reagera och vilja veta
mer?
Håller du
koll på vad som händer inom kommun, län och landsting.
Beslut som fattas och sådant som nyhetstidningar skriver om.
Skriv och tala om hur det påverkar dig rent konkret. Det vill
säga om du vill synas på det viset. Det kan vara tråkigt
att verka gnällig också.
Löser det
du vill berätta ett problem för någon?
Syfte
Vilket är syftet med din pressrelease? Försök definiera
vad du egentligen vill. Var tydlig. Hur ska läsaren veta vad
som är viktigt om inte du talar om det? Vill du att tidningen
skriver om dig utifrån releasen? Vill du bli kontaktad? Är
det någon aktivitet du vill att de ska bevaka?
Fundera igenom dina argument varför
ska pressen skriva om just detta? Vad är speciellt? Lyft fram
det väsentliga. Ibland kan det kräva en hel del tankearbete
och självrannsakan.
Ha bara ett budskap per pressrelease. Så
arbetar tidningar varje artikel innehåller en nyhet.
Har du flera saker att berätta, skriv flera pressreleaser.
Målgrupp
Vilka vill du nå med ditt budskap? Du kanske har flera målgrupper.
Precisera dem och gruppera dem för att göra det enklare
för dig själv. Återigen du kanske ska skriva
flera pressreleaser?
Genom vilka tidningar eller andra media kan
du nå din målgrupp?
Läs några av de tidningar som du tänker skicka din
pressrelease till och fundera över följande frågor:
Vem skriver tidningarna
för och hur skriver de? Vilka skriver och vad har de skrivit
tidigare?
Vilka nyheter
finns med på första sidan? Vad "puffar" de
för på innehållssidan?
Vilken typ av
nyheter om människor, produkter eller ekonomi? Tar du
reda på detta kan du även lära dig att förutse
vad de kommer att skriva om i framtiden.
2) Skriv en bra text
En riktigt bra text lyfter fram det viktigaste
först och förmedlar budskapet tydligt och direkt. Den
är konkret, inte abstrakt och dessutom trovärdig
den stöder påståenden med fakta.
Fundera på vilket som är ditt
budskap. Formulera det med en kort mening din rubrik. Den
kan du i efterhand finputsa och slipa på ytterligare, men
fastna inte här från början.
Rubriken ska
Vara ett rakt
påstående
Betona det viktigaste
i texten
Sammanfatta texten
utan att bli för allmän
Undvika de flesta
förkortningar och personnamn
Vara aktiv
gärna innehålla verb (vad någon gör eller
gjort)
Undvika frågetecken
det signalerar osäkerhet
Vara sann
ha täckning i texten
Väcka nyfikenhet
Inte innehålla
några superlativer (bäst, störst, vackrast)
Börja skriva
Introt är artikelns början och bör bestå
av två till tre korta meningar om det viktigaste, det som
är själva syftet med din text. Tanken är att locka
läsaren att fortsätta läsa.
Därefter följer brödtexten, som är en fortsättning
på introt. Arbetet med att rangordna innehållet fortsätter
här. Skriv ner allt du tänkt kortfattat.
Skriv i fallande prioritetsordning viktigast först,
oviktigast sist.
Varför? Av den enkla anledningen att vi har vant oss vid att
läsa texter som är strukturerade på det viset.
Skriv först ett utkast: skriv enkelt,
skriv rakt, skriv svenska. Gör texten levande genom att lyfta
fram människor. Du kan även stoppa in ett par mellanrubriker.
De lättar upp och hjälper läsaren framåt.
Skriv enkelt
Krångla inte till det i onödan. Journalister blir imponerade
av människor som kan beskriva komplicerade saker på ett
lättfattligt sätt. Det är nämligen precis vad
deras dagliga jobb går ut på. Var tydlig och konkret.
Ge konkreta exempel på vad teoretiska resonemang betyder.
Måste du använda svåra ord förklara
dem. Spara på adjektiv och superlativ.
Skriv rakt
Skriv rakt på sak med få inskjutna bisatser i raka tankeled.
Undvik substantivsjukan, skriv inte "företar en undersökning",
skriv "undersöker". Låt huvudverbet komma tidigt
i en mening. Skriv "spade" inte "grävredskap".
Skriv kort
Använd inte överdrivet långa meningar, utan sätt
punkt i tid. En läsvänlig mening består som mest
av 20-25 ord. Skriv aldrig mer än en A4-sida. Skickar du pressreleasen
via e-post bör den vara ännu kortare. Sortera bort allt
överflödigt, som inte är nödvändigt.
Skriv svenska
Håll dig till de svenska orden. Skriv inte "teamwork"
om du kan skriva "samarbete". Skriv inte "management"
om du kan skriva "ledarskap".
Bra att ha med
Citat är
bra. Glöm inte att skriva vem som uttalar sig, namnet rättstavat,
och personens befattning eller titel. Till exempel Anna Lundbohm
Olsson, friskvårdsassistent, vd för Friskinvest.
Beskriv ditt företag i några korta ord, hur länge
det funnits, var det finns, produkter och tjänster som erbjuds.
En pressrelease är färskvara. Glöm inte att skriva
datum.
Sist i texten eller i en separat faktaruta kan du ha med bakgrundsinformation,
jämförelser, sidospår och kuriosa, men bara om det
lyfter texten. Aldrig för att fylla ut. Ge detaljerad information
i korthet. Kompletterande information och detaljer kan du erbjuda
om de tar kontakt med dig.
Tonen
Personlig och korrekt, men inte privat. Du skriver för en människa,
men inte till en kompis. Ord som du, jag, vi och ni är bra.
Utvärdera
Låt texten ligga till sig ett tag, så ser du på
den med andra ögon. När den mognat är det lättare
att se eventuella felaktigheter, om något är överflödigt
eller saknas. Ställ frågorna:
Förstår man syftet? Känner sig målgruppen
tilltalad? Är innehållet logiskt ordnat? Stämmer
fakta? Är formuleringarna språkligt riktiga och hur är
det med stavningen?
Låt gärna örat kontrollera.
Läs högt för dig själv så hör du
bäst hur det låter.
Du kan också låta någon
annan läsa igenom texten. Helst någon som inte är
så insatt i det du skriver om. Ofta missar vi något
när vi skriver, eftersom vi själva har hela sammanhanget
klart för oss. Mycket ter sig självklart, som kanske inte
är det. Det är också lätt att glömma saker,
upprepa sig, kasta om ord och så vidare, när man filat
för länge på en text.
3) Kontakten med media
Var förutseende
Tänk på att olika typer av tidningar har olika pressläggningstid.
Många vecko- eller månadstidningar görs långt
i förväg, men till dagstidningar får du inte skriva
för tidigt. Det kan vara bra att ta reda på tidningens
deadline för att ha en chans att komma med i den tidning du
tänkt.
Var synlig
Brev, e-post eller fax? De flesta tidningsredaktioner får
massor av tips varje dag. Många hamnar nästan direkt
i papperskorgen. Ta dig en ordentlig funderare på vilket sätt
du kan utmärka dig, så att du syns i mängden.
Skriv till rätt
person
Har du möjlighet att ta reda på exakt vilken journalist
som skriver om sådant som du vill presentera gör
då det. Adressera brevet till den personen. Du kan även
texta kuvertet snyggt för hand så att det ger ett personligt
intryck.
Ta kontakt innan
Ta gärna kontakt först och fråga hur de vill ha
materialet. Pumpa inte ut det till allt och alla. En personlig kontakt
innan ökar chansen att din pressrelease blir läst på
redaktionen. Men ta inte på dig säljmanteln, för
då stänger de öronen.
Skicka med en
bild
Underlätta journalistens arbete så långt du kan.
Skicka gärna med en bra bild, där något händer.
Människor som gör saker är intressanta. Undvik uppstaplade
produkter och dylikt. Det är ingen katalog du skickar material
till.
En bra bild, även kvalitetsmässigt,
ökar chanserna att få pressreleasen i tryck. Digitala
bilder måste vara högupplösta, för nyhetstidningar
cirka 200 dpi i den storlek de ska tryckas. För veckotidningar
och liknande cirka 300 dpi. Men mejlar du är det bra att skicka
en lågupplöst variant, eftersom en stor bild tar tid
för en långsam dator att hämta. Då kan du
istället hänvisa till att du skickar den högupplösta
bilden vid behov eller att den finns att ladda hem från din
webbplats.
Var anträffbar
Lämna flera möjligheter till att kontakta dig, telefonnummer,
mobil,
e-postadress eller fax. Det ökar chansen att bli kontaktad.
När du skickat in en pressrelease bör du se till att vara
(om inte alldeles, så åtminstone närapå)
hundraprocentigt anträffbar. Journalister har ofta väldigt
mycket att göra och hinner kanske inte söka dig gång
på gång. Där kan du missa chansen.
Försök aldrig att få in en
nyhet genom uttröttningsmetoden. Journalister är sega
och har en förmåga att sätta upp "brandväggar"
runt hjärnan, om de blir bearbetade för mycket. Skriv
texten, skicka in den och lämna sedan saken därhän.
Gå vidare med nästa projekt och nästa pressrelease.
Lycka till!


|